Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV: Was Auftraggeber davon haben

Bestimmte Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zeitnah dokumentieren. Fehler können hohe Bußgelder, vergaberechtliche Nachteile und – bei weitergehenden Verdachtsmomenten – strafrechtliche Ermittlungen auslösen.

Wer nach § 17 MiLoG aufzeichnen muss

§ 17 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte im Sinne des § 8 Abs. 1 SGB IV außerhalb von Privathaushalten einsetzen. Daneben gilt die Pflicht für Arbeitgeber in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen und Wirtschaftszweigen. Nach aktueller Gesetzeslage gehören hierzu insbesondere:

Der konkrete Anwendungsbereich muss anhand der tatsächlichen betrieblichen Tätigkeit geprüft werden. Verordnungen können für bestimmte Arbeitnehmergruppen Erleichterungen vorsehen. Davon zu unterscheiden ist die allgemeine Pflicht des Arbeitgebers, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht leitet diese Organisationspflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Sie besteht unabhängig davon, ob § 17 MiLoG im Einzelfall gilt.

Was, wann und wie lange dokumentiert werden muss

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags erfolgen und mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufbewahrt werden. Pausen ergeben sich rechnerisch nicht immer zuverlässig aus Beginn, Ende und Dauer; ein praxistaugliches System sollte sie deshalb transparent abbilden.

Das Gesetz schreibt grundsätzlich keine bestimmte Papier- oder Softwareform vor. Elektronische Zeiterfassung, App, Terminal oder ordnungsgemäß geführte Listen können geeignet sein, wenn die Daten vollständig, nachvollziehbar und gegen unkontrollierte Änderungen geschützt sind. Nachträgliche Korrekturen sollten mit Anlass, Zeitpunkt und verantwortlicher Person protokolliert werden.

Die Unterlagen sind grundsätzlich in Deutschland in deutscher Sprache bereitzuhalten. Auf Verlangen der Prüfbehörde müssen sie am Ort der Beschäftigung verfügbar sein. Das bedeutet nicht, dass sämtliche Lohnunterlagen jederzeit physisch auf jeder Baustelle oder in jeder Filiale liegen müssen; entscheidend sind die konkrete gesetzliche Bereithaltungspflicht und eine behördliche Anforderung.

Kontrollen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls prüft nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unter anderem die Einhaltung des Mindestlohns und sozialversicherungsrechtlicher Meldepflichten. Die Behörden dürfen Geschäftsräume und Arbeitsorte im gesetzlichen Umfang betreten, Beschäftigte befragen, Unterlagen verlangen und auf digitale Daten zugreifen. Arbeitgeber und Beschäftigte treffen gesetzlich geregelte Duldungs- und Mitwirkungspflichten.

Bei einer Kontrolle sollten Zuständigkeit und Umfang der Maßnahme geklärt, Unterlagen geordnet bereitgestellt und spontane Spekulationen vermieden werden. Verantwortliche dürfen die Prüfung nicht behindern; zugleich müssen sie keine vorschnellen Erklärungen zu einem möglichen persönlichen Tatvorwurf abgeben. Bei erkennbarer strafrechtlicher Relevanz ist die Kommunikation frühzeitig zu koordinieren.

Bußgelder und weitere Folgen

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Bereithaltungspflichten des § 17 MiLoG können nach § 21 MiLoG derzeit mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Die nicht oder nicht rechtzeitige Zahlung des Mindestlohns kann mit bis zu 500.000 Euro geahndet werden. Weitere Melde- und Dokumentationsverstöße nach dem MiLoG können je nach Tatbestand andere Bußgeldrahmen haben.

Ab einer rechtskräftigen Geldbuße von mindestens 2.500 Euro wegen bestimmter MiLoG-Verstöße droht nach § 19 MiLoG der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge für eine angemessene Zeit. Außerdem kommen Einträge in das Wettbewerbsregister und eine Unternehmensgeldbuße nach § 30 OWiG in Betracht, wenn Leitungspersonen Pflichten verletzen.

Unrichtige Belege über Dienst- oder Werkleistungen können nach § 8 Abs. 4 SchwarzArbG eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeldrahmen bis zu 100.000 Euro darstellen. Strafbarkeit nach § 9 SchwarzArbG setzt darüber hinaus insbesondere gewerbsmäßiges oder bandenmäßiges Handeln voraus und reicht bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Nicht jede fehlerhafte Stundenliste ist daher automatisch eine Straftat.

Übergang zu Ermittlungen wegen § 266a StGB

Weichen Arbeitszeitaufzeichnungen erheblich von Lohnabrechnung und Sozialversicherungsmeldungen ab, kann der Verdacht entstehen, dass Arbeitsentgelt verschleiert oder Arbeitnehmeranteile vorenthalten wurden. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit darf nach § 14a SchwarzArbG bestimmte Ermittlungen wegen § 266a StGB und wegen bestimmter Sozialleistungsbetrugsfälle selbstständig führen; Zuständigkeiten von Staatsanwaltschaft und anderen Behörden bleiben nach Maßgabe des Gesetzes bestehen.

Für § 266a StGB genügt eine mangelhafte Dokumentation allein nicht. Strafbarkeit verlangt die jeweiligen objektiven Tathandlungen und Vorsatz. Die Aufzeichnungen können aber ein wichtiges Beweismittel für tatsächliche Beschäftigungszeiten und gezahltes Entgelt sein.

Nachunternehmer und Haftungsrisiken

Wer Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, kann nach § 13 MiLoG in Verbindung mit § 14 AEntG für Mindestlohnansprüche wie ein Bürge haften. Besondere sozialversicherungsrechtliche Nachunternehmerhaftung besteht nach § 28e Abs. 3a SGB IV im Baugewerbe und nach § 28e Abs. 3g SGB IV in der Kurier-, Express- und Paketbranche. Die Reichweite unterscheidet sich je nach Branche und Anspruch.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen, vertragliche Zusicherungen und Prüfprozesse sind sinnvoll, schaffen aber keine automatische Haftungsfreiheit. Entscheidend sind die jeweilige gesetzliche Exkulpationsmöglichkeit und die tatsächliche Auswahl und Kontrolle des Nachunternehmers.

Praktische Compliance

Häufige Fragen

Müssen nur Minijobber erfasst werden?

Nein. In den Branchen des § 2a SchwarzArbG erfasst § 17 MiLoG auch weitere Arbeitnehmer. Daneben besteht eine allgemeine arbeitszeitrechtliche Organisationspflicht.

Bis wann muss die Arbeitszeit eingetragen sein?

Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Tag der Arbeitsleistung.

Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlenden Aufzeichnungen?

Nach aktueller Fassung des § 21 MiLoG sind bis zu 50.000 Euro möglich. Die konkrete Höhe hängt von Umfang, Dauer und Verschulden ab.

Ist eine falsche Aufzeichnung automatisch strafbar?

Nein. Sie kann eine Ordnungswidrigkeit sein und als Beweismittel dienen. Strafbarkeit setzt die Merkmale einer besonderen Strafnorm voraus.

Anwaltliche Beratung in Hamburg

Die Rechtsanwaltskanzlei Sengül berät bei FKS-Prüfungen, MiLoG-Verfahren und strafrechtlichen Folgeverfahren. Kontakt: Trostbrücke 1, 20457 Hamburg, Telefon 040 8080 65 100, E-Mail info@kanzlei-cs.org.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.